Comment garder le contrôle des coûts d'impression?

En tant que chef d’entreprise ou de département, vous aimeriez autoriser vos collaborateurs à imprimer librement ce qu’ils souhaitent, comme ils le souhaitent (en couleur, en noir et blanc, en recto verso ou non etc…). Mais dans les faits cette liberté aura potentiellement un impact énorme sur les coûts directs et indirects associés à vos imprimantes. Outre le papier, votre consommation d’encre augmentera, la durée de vie de votre imprimante diminuera, vous augmenterez vos frais de maintenance et de support etc... 
Selon une étude de 2012*, un employé imprime en moyenne 60 pages par jour, soit plus de 12000 pages par an. Une simple multiplication par le nombre d’employés de votre société et vous obtenez rapidement une idée des montants en jeu. Concrètement, et toujours selon cette étude, le coût global d’impression, peut en fait monter jusqu’à 3% du profit de la société. 
Comment garder le contrôle de ces coûts ?

5 défis liés au traitement de l'Information pour le secteur juridique

L’environnement de travail est en mutation, le catalyseur essentiel étant la technologie. Avec la quantité extraordinaire d’information et la multiplication des outils permettant d’y accéder (ordinateurs portables, smartphones, tablettes), les procédures encadrant les documents et leurs traitements au sein de l’entreprise doivent être gérées rigoureusement pour être gardées sous contrôle. Hormis les coûts directement liés au traitement de l’information, c’est ni plus ni moins la qualité des services de l’entreprise, donc sa compétitivité qui est en jeu.

Voici cinq défis que les acteurs du monde juridique doivent relever au quotidien.

4 nouvelles technologies qui accélèrent le processus de validation

La gestion des dossiers n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Lorsque vous travaillez en équipe, avec vos collègues et vos managers pour compiler des dossiers complexes, vous avez surement déjà ressenti la frustration de devoir effectuer des modifications à la dernière minute ou de perdre du temps à chercher un document qui a « disparu » ou qui a été classé « quelque part ».
… Et ce n’est que le début ! Maintenant, vous devez obtenir la validation de la personne en charge du  dossier et cela peut prendre beaucoup de temps, voire remettre de nombreux éléments en question. L’époque où vous pouviez aller voir votre manager au bout du couloir et obtenir sa réponse immédiatement est révolue. Au mieux, il est en déplacement hors du bureau. Souvent, il est trop occupé à gérer d’autres cas urgents ou / et une masse d’emails envoyées par vos pairs. Et quand bien même, dans la grande majorité des cas, vous allez avoir à échanger plusieurs fois avec votre manager avant d’obtenir LA validation finale.
La relation avec votre manager, le moment et la façon que vous choisissez pour l’aborder,  votre manière de communiquer, de lui « vendre » vos idées, sont les clés du succès d’un processus de validation quel qu’il soit. Cependant, la technologie permet de combler ou de faciliter certaines étapes de ce processus et ainsi, d’augmenter vos chances. La technologies ne fera jamais tout, mais en l’utilisant intelligemment, et avec une touche de psychologie, il est possible de marquer des points importants.

Voici 4 nouvelles technologies qui accélèrent le processus de validation.

Médias sociaux : 8 bénéfices à retirer de leur analyse

“Il faut 20 ans pour construire une réputation et 5 minutes pour la ruiner". (Warren Buffet)

Cette citation n’a jamais été aussi vrai que depuis l’apparition des réseaux sociaux – un écosystème de communication complexe et évoluant très rapidement, où des millions d’entre nous se retrouvent pour partager, discuter, commenter, blogger, tweeter… un espace ouvert où les sociétés font la promotion, de leurs marques et de leurs produits. Un endroit ou des millions de gens créent du contenu et échangent leurs idées librement.
Comme les feux de paille, les informations positives ou négatives au sujet de votre entreprise, de votre marque ou produit, peuvent se déployer sur les réseaux sociaux à des vitesses impressionnantes.

Quelles implications cela doit-il avoir? Et surtout, comment en tirer le meilleur parti ?

Le BYOD et la consumérisation de l’IT sur le marché juridique

[ BYOD : Bring Your Own Device  / « Apportez votre appareil personnel » : pratique qui consiste à utiliser ses équipements personnels (téléphone, ordinateur portable, tablette électronique) dans un contexte professionnel. ]

 Avec le nombre croissant d’appareils électroniques et de logiciels personnels au sein de l’environnement professionnel, les cabinets d’avocats et les fournisseurs informatiques font face à des changements importants dans leurs stratégies et leurs pratiques.

La concurrence est féroce et les entreprises juridiques cherchent de nouveaux moyens de fournir à leurs clients de nouveaux services à valeur ajoutée, naturellement à des prix compétitifs. Les avocats, tout comme leurs clients, ont un besoin urgent de pouvoir communiquer efficacement et de collaborer avec des moyens technologiques sécurisés et fiables. Les employés de ces sociétés étant fréquemment en déplacement, ont de plus en plus tendance à utiliser leurs propres appareils de communication au travail (ordinateurs portables, smartphones, tablettes…); ce phénomène a d’ailleurs pris beaucoup d’ampleur avec l’apparition massive des smartphones.

Face à ces problématiques de mobilité et de sécurité, comment les entreprises légales doivent-elles s’adapter ?

Jouer en travaillant ! (la gamification des applications professionnelles)

Gamification (ludification en français) [nom commun] : le transfert des mécanismes du jeu et de signaux propres au jeu, notamment aux jeux vidéos, dans d’autres domaines, en particulier des situations d’apprentissage, des situations de travail. "La gamification est un phénomène passionnant car il permet de rendre le travail difficile plus amusant".

Dans l’environnement professionnel, la gamification est de plus en plus utilisée pour motiver les employés, les fidéliser, les impliquer ou les récompenser.  Au final, cela stimule les ventes, le Go to Market, réduit le turnover, etc… La plupart du temps, c’est un moyen d’impliquer les employés plus efficace que les primes classiques.

Le raisonnement derrière ce concept est simple : rendre le travail amusant est bénéfique pour toute l’organisation. D’ailleurs, la simplicité de cette logique permet de l’appliquer à tous les niveaux, toutes les fonctions de l’organisation. 
Plus spécifiquement, la gamification peut faire une réelle différence sur le taux d’adoption d’une application tel qu’un CRM, un ERP, une GED voire sur des outils plus simples, tels qu’une solution de partage de fichiers. 

Comment s'applique la gamification en conception d'application professionnelle ?  

Choisir une solution de partage de fichiers : 6 questions essentielles à poser avant de décider

Le travail collaboratif fait évoluer le monde des affaires de plus en plus rapidement.  Les outils de partage de fichiers permettent entre autre de soutenir les interactions entre les collaborateurs, avec les prospects ou les clients, de raccourcir les cycles de vente, de réduire l’empreinte carbone.  
Il n’y a probablement jamais eu un choix aussi large de solutions mais toutes ne sont pas équivalentes. Choisir la bonne solution n’est pas simple et il y a de nombreuses questions à se poser. 

Voici 6 questions essentielles qu’il vous faut poser, avant de finaliser votre choix.